자료조직이란 무엇인가

도서관이란?

인류의 역사를 돌아보면 몸짓이나 음성에 바탕을 둔 의사소통 수단인 언어가 먼저 생겨난 이후 그 내용을 보존하기 위한 기록 수단인 문자를 만들었음을 알 수 있습니다.

구전으로만 이어지던 인류의 지식은 문자를 통해 기록되기 시작했고, 기록된 내용을 다른 사람들과 공유하기 위해 책이라는 도구를 만들었으며  인류는 책에 담긴 기록을 체계적으로 축적, 전달하기 위해 도서관이라는 사회적 기관을 고안하였습니다.

 

도서관에서는 주고 무슨 일을 할까요?

우리나라 도서관법 제2조에서 도서관을 "자료를 수집, 정리, 분석, 보존하여 공중에게 제공함으로써 정보이용, 조사, 연구, 학습, 교양, 평생교육 등에 이바지하는 시설"로 규정하고 있듯이 전통적으로 도서관의 업무는 자료의 수집, 보존, 정리, 분석, 제공에 해당되는 '장서관리', '자료조직', '이용자봉사'의 크게 세 가지 흐름으로 나눌 수 있습니다.

 

장서관리란 한정된 예산의 범위 내에서 합리적인 정책과 절차에 의해 도서관에 적합한 자료를 선택, 입수, 등록, 보존하는 업무를 말하며, 이에 따른 자료선택, 장서평가, 이용조사, 분담계획, 폐기 등을 포함합니다. 과거에는 자료의 선정과정에 주목하여 장서개발이라고 부르기도 했지만 유지, 보존의 개념이 강조되면서 현재는 장서관리로 통용하고 있습니다. 다만 도서관 현장에서는 주문, 입수, 지출, 검수와 같은 서무 기능을 중시하여 통상적으로 협의의 용어인 수서라 칭하기도 합니다.

 

자료조직은 이용자들의 실직적이고 잠재적인 정보요구를 충족시키기 위하여 도서관자료에 접근하기 쉽도록 체계적으로 가공하는 업무를 말합니다. 도서관 현장에서는 입수된 자료가 각 자료실에 배가 되기까지 행하는 일련의 작업을 정리업무라는 용어로 집약하고, 그중에서 특별히 분류와 편목업무를 한정해서 분류편목이라 부르기도 합니다.

 

이용자봉사는 수집, 정리된 장서를 기반으로 이용자들이 필요로 하는 지식, 정보, 자료를 제공하기 위해 직접 도움을 주는 모든 업무를 말합니다. 장서관리와 자료조직이 이용자와 직접 대면하지 않는다는 점에서 간접서비스로 지칭되는 반면, 이용자봉사는 이용자를 직접 상대하기 때문에 열람, 대출, 상호대차, 참고봉사, 독자상담 등의 업무를 포함해서 직접서비스라 불리기도 합니다.

 

자료조직이란 도대체 무엇일까요?

글자 그대로 자료와 조직의 합성어인데요. 먼저 자료에 대해 알아봅시다.

위 그림의 사물을 무엇이라 부럽니까? 칼이라고도 하고 구체적으로는 식칼이라 부르지요. 그런데 이 사물을 일컫는 말은 한 가지 용어로 고정되지 않습니다. 무슨 뜻이냐면, 이 사물 그 자체를 지칭하는 말은 식칼임에 분명하지만 음식을 만들기 위한 용도나 목적을 포함시켜 조리도구라고 부를 때도 있다는 말입니다. 만약 사람을 해할 목적으로 사용될 경우 흉기라고 불릴 때도 있습니다.

 

위쪽 그림의 사물을 무엇이라고 하나요? 책이라고 하고 도서라고도 부릅니다. 외국인이라면 book 또는 다른 용어를 사용하겠지요. 식칼과 마찬가지로 이 사물을 일컫는 말은 한 가지 용어로 고정되지 않습니다. 이 사물 그 자체를 지칭하는 말은 한 가지 용어로 고정되지 않습니다. 이 사물 그 자체를 지칭하는 말은 도서임에 분명하지만 연구 및 조사를 위한 용도나 목적을 포함시켜 자료 또는 문헌이라고 부를 때도 있다는 뜻입니다. 만약 수명이 다 될 경우 종이쓰레기로 불릴 때도 있겠지요.

위 그림의 사물을 각각 무엇이라 하나요? 'CD-ROM'과 '지구의'라고 부르지요, 형태적으로는 CD-ROM과 지구의이지만 연구 및 조사를 위한 목적으로 사용될 경우에는 마찬가지로 자료 또는 문헌이라고 부릅니다.

이렇듯 사전적 의미의 자료는 책이나 잡지 등의 형태와는 상관없이 특정 목적을 위한 연구나 조사 따위의 바탕이 되는 재료를 일컫는 용어입니다. 보잘것없는 담벼락의 낙서나 낡은 문서라 할지라도 특정한 목적의 연구, 조사에 도움이 될 때 우리는 그것을 자료라고 표현합니다.

도서관에서 자료라 함은 이용자의 연구나 조사 목적을 충족시키기 위해 도서관이 수집, 정리, 보존, 제공하는 모든 형태의 자료를 총칭하는 말입니다. 시설, 직원과 함께 도서관을 구성하는 3요소의 하나인 자료(장서)는 도서관의 서비스의 중핵이자 원천이기도 합니다.

 

이제 자료에 대해서는 대충 알겠는데, 조직이란 무엇일까요?

조직은 사전적 의미로 특정한 목적을 달성하기 위하여 여러 개체나 요소를 모아서 체계 있는 집단을 이루는 것 또는 그 집단으로서 개개의 요소가 일정한 질서를 유지하면서 결합하여 일체적인 것을 이루고 있는 형태를 말합니다.

그렇다면 문헌정보학에서는 자료조직을 어떻게 정의할까요? 사전적 정의의 용법에 그대로 대입하자면 도서관자료를 모아서 체계 있는 집단을 이루게 하는 것이 되겠지요. 그리고 그 목적은 이용자가 자신이 원하는 자료를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 하는 데 있습니다. 이를 조합하면 자료조직이란 이용자가 원하는 자료를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 장서를 일정한 질서에 따라 체계화하는 것으로 정의할 수 있겠습니다.

일정한 질서에 따라 체계화한다는 말은 무슨 뜻일까요? 질서란 혼란 없이 순조롭게 이루어지게 하는 사물의 순서나 차례를 말합니다. 도서관 자료에 질서를 부여한다는 의미는 모든 이용자가 수긍할 수 있도록 자료를 순서대로 정리는 것이 되겠고 반대로 질서가 없다는 건 순서가 뒤엉켜 이용자로 하여금 혼란스럽게 만드는 상태를 말합니다.